La digitalización de los documentos laborales, como los recibos de sueldo y los legajos, ya no es una opción del futuro, sino una realidad presente y regulada en Argentina. Desde 2020, la normativa ha consolidado un marco que permite a las empresas modernizar su gestión de RR.HH., pero es crucial entender las reglas para operar con seguridad jurídica.
Antes de continuar con esta nota, te recomendamos leer nuestros newsletters anteriores sobre firmas digitales y recibos de sueldo, para poder contextualizar mejor y aprovechar al máximo el contenido.
Este es un resumen de los puntos clave que todo empleador debe conocer.
Marco Legal: La Base de Todo
La posibilidad de usar documentos electrónicos se apoya en un sólido marco legal, no en una única resolución. Las normas más importantes son:
– Ley N° 25.506 de Firma Digital: Es la piedra angular. Le da plena validez jurídica al documento electrónico y establece la diferencia fundamental entre Firma Digital y Firma Electrónica.
– Decretos de Modernización del Estado (N° 434/16 y 561/16): Impulsaron la despapelización en la Administración Pública y sentaron las bases para sistemas como la Gestión Documental Electrónica (GDE).
– Resolución N° 346/2019 (Ministerio de Producción y Trabajo): La norma clave para el sector privado. Permitió la emisión del recibo de sueldo digital sin necesidad de pedir autorización previa al Ministerio.
Firma Digital vs. Firma Electrónica: No son lo Mismo
Esta es la distinción más importante que un empleador debe entender para gestionar sus riesgos:
Firma Digital:
Qué es: Utiliza un certificado digital emitido por una autoridad licenciada por el Estado. Es la de máxima seguridad.
Validez: Se presume verdadera (como la firma a mano). Si alguien la niega, esa persona debe probar que es falsa.
Uso recomendado para el empleador: Firmar contratos, sanciones y, fundamentalmente, los recibos de sueldo que emite la empresa.
Firma Electrónica:
Qué es: Un concepto más amplio y simple. Puede ser un PIN, una contraseña, un clic en un portal, etc.
Validez: Es válida, pero si se la desconoce en un juicio, es la empresa quien debe probar que pertenece al trabajador. La carga de la prueba se invierte.
Uso recomendado para el trabajador: Prestar conformidad al recibir el recibo de sueldo, solicitar licencias o recibir notificaciones.
La combinación más segura y práctica es: el empleador firma el recibo con Firma Digital y el trabajador lo conforma con Firma Electrónica.
Recibo de Sueldo Digital: Claves de la Resolución 346/2019
Esta resolución liberalizó el sistema. Lo más importante:
Es opcional: El empleador puede elegir emitir recibos en papel o digitales. Es una decisión unilateral.
Sin autorización previa: Se eliminó la burocracia. Ya no hay que pedirle permiso al Ministerio de Trabajo para empezar.
Garantías para el trabajador: El sistema que se implemente debe permitir dos cosas:
Que el trabajador pueda firmar en disconformidad.
Que el trabajador pueda descargar y guardar sus propios recibos de forma independiente.
Tendencia Actual: La Digitalización Obligatoria con el Estado
Si bien la relación empleador-empleado se flexibilizó, la interacción con los organismos públicos va en sentido contrario.
– Trámites obligatorios online: Cada vez más organismos (como la Secretaría de Trabajo para trámites sindicales o las autoridades laborales provinciales como en Buenos Aires con el SITRADIB) exigen realizar gestiones y presentaciones a través de sus portales digitales de forma obligatoria.
– Doble estrategia: Las empresas necesitan una estrategia digital interna (opcional, para sus empleados) y una estrategia de cumplimiento externo (obligatoria, para el Estado).
Recomendación Final para Empleadores
La digitalización es un camino de ida. Implementarla correctamente no solo ahorra costos y agiliza procesos, sino que reduce significativamente los riesgos legales.
– Adopte una plataforma de Legajo Digital: No piense solo en «recibos digitales». Una solución integral de legajo digital que incluya la firma de recibos es más eficiente y segura.
– Elija un proveedor confiable: Asegúrese de que la plataforma que contrate cumpla con toda la normativa vigente (Ley 25.506 y LCT).
– Use la firma correcta para cada caso: Utilice la Firma Digital para los documentos de mayor riesgo que emita la empresa y la Firma Electrónica para las conformidades de los empleados.
Anticiparse y adoptar estas herramientas de manera informada es una decisión estratégica para cualquier empresa que busque operar de manera eficiente y segura en el contexto laboral actual.
