Como asesora de Pymes escucho frecuentemente comentarios referidos a la dificultad para trabajar organizadamente ya que pocas personas deben manejar una cantidad importante de temas muy diversos. En general terminan con el remate: “somos una pyme” De acuerdo al tamaño y/o al estilo de trabajo de cada organización podríamos agrupar esta acumulación de tareas como:
De acuerdo al tamaño y/o al estilo de trabajo de cada organización podríamos agrupar esta acumulación de tareas como:
– Todos hacen todo, lo que produce cierta confusión y pérdida de tiempo.
– Cada uno se ocupa de muchos temas lo que genera sobrecarga de tareas.
Las consecuencias de este modelo de gestión se traduce en errores, demoras, agobio y mal clima laboral. En general, esta situación se vive como algo que hay que sobrellevar ya que es propio de las pymes.
En esta afirmación hay algo de cierto ya que la multifuncionalidad es algo característico de estas organizaciones, pero al ser enfocado desde el paradigma de la imposibilidad deja escaso margen para acciones de cambio.
Mirado desde la perspectiva del Desarrollo Organizacional, esta particularidad puede ser una excelente oportunidad de mejora de la gestión y del clima de trabajo. Veamos:
La Multifuncionalidad es propia y está en relación al desarrollo actual de la organización.
Por el volumen o por la frecuencia de algunas tareas todavía no se justifica en costos ni tampoco en lo relacionado a la gestión incorporar a más personas. Por ejemplo, una empresa que exporte no necesariamente requerirá de personal especializado en Comercio Exterior, esto generalmente recae en personas de la administración que tendrán como tarea extra preparar información para los despachantes de aduana, tratar con los bancos, etc.
¿Cómo poder encarar ambas tareas o incluso sumarlas a otras?
A lo largo del día la forma de relacionarnos con las personas varía según se trate de amigos, pareja, compañeros de trabajo, clientes, etc. Son esperables algunas conductas y no son esperables otras. Lo mismo sucede en la empresa, las tareas tienen diferentes propósitos, son esperables ciertas respuestas, requieren diferente distribución del tiempo, diferentes niveles de concentración, por nombrar sólo algunos de los temas que impactan.
Entonces, es fundamental saber qué es lo que se tiene que hacer, con quiénes y de qué manera. Es de mucha ayuda repasar los pasos y sobre todo saber a quién se debe consultar en caso de desvíos, dudas, o algo que salga de lo programado.
La agilidad de la gestión se logra con recorridos más eficientes, las personas trabajan mejor. La optimización evita la sobrecarga de trabajo y mejora el clima laboral.
Si falta tiempo, hacerse tiempo
Es posible aprovechar la multifuncionalidad, pero como todo no vale sólo con la intención. Para esto, es preciso establecer un tiempo para definir y diseñar los modos de hacer optimizando los recursos actuales de la empresa.
Algunos tips para la Optimización de la gestión
– Establecer recorridos.
– Designar quiénes participan, en qué momento del recorrido y qué aportan (con información, con productos, con logística, con entrega de insumos, etc.).
– Identificar cuáles podrían ser los indicadores que muestren que no se está logrando el recorrido planeado.
– Tratar de hacer recorridos lineales, evitar las idas y vueltas. Aunque el recorrido pueda ser complejo, es más fácil de seguir y al no ser trabajoso genera mejor clima de trabajo.
– Los recorridos macro, aquellos que atraviesan o impactan en gran parte o en toda la empresa tienen que ser diseñados en coordinación con la Dirección.
– Para la gestión de la empresa el exceso puede ser tan perjudicial como la falta de integrantes.
Por último, la multifuncionalidad tiene como riesgo la desorganización. La manera de resolver esto esneutralizar a partir de acciones eficientes sus efectos adversos.
Lic. Susana Silvestre
Desarrollo de Empresas Inteligentes