Dada la gran cantidad de consultas que tenemos al respecto, especialmente a partir de la pandemia y el trabajo desde lugares que no son la empresa, entendemos necesario escribir en esta oportunidad sobre las herramientas de trabajo que se entregan a los trabajadores, en particular las tecnológicas. Desde el punto de vista jurídico, los celulares o notebooks de la empresa no tienen diferencia con un casco, la ropa o elementos de seguridad: son herramientas propiedad de la empleadora que se entregan a los trabajadores para poder cumplir mejor con sus obligaciones laborales.
Párrafo aparte merecen las computadoras o teléfonos que son de propiedad de los trabajadores y se usan para fines laborales. En tal caso, empleados y empleadores deberán llegar a un acuerdo para reconocer el uso de los mismos, los gastos que insumen y algún rubro en materia de amortización (o no). Al respecto, recomendamos leer nuestro artículo sobre el Régimen de Teletrabajo (aunque no sea una situación exclusiva de dicha modalidad de contratación).
Volviendo al objeto de este artículo, es importante, como con toda herramienta de trabajo, contar con la documentación adecuada respecto a la entrega de las mismas identificando claramente (y en forma inequívoca) tanto el dispositivo entregado, las condiciones en las que se da y la persona responsable del mismo. Recomendamos que se trate de un formulario prediseñado por el responsable de Recursos Humanos y que sea utilizado y controlado por los responsables del mantenimiento de dichos aparatos.
Respecto a las políticas de la empresa, es fundamental contar con reglamentos aceptados y firmados por todo el personal en donde se deje perfectamente claro el carácter laboral de las herramientas de trabajo, que no se pueden usar para otros fines, las restricciones que existen en el uso y que la totalidad de la información que pase por las herramientas de trabajo son de propiedad intelectual de la empresa. Esto resulta particularmente relevante para evitar dudas respecto a la inviolabilidad de la correspondencia (derecho constitucional que solo aplica a los papeles privados).
En caso de herramientas de trabajo con una política adecuada comunicada y consentida, la empresa tiene todos los derechos sobre los mensajes, correos y comunicaciones que sus empleados realicen a través de estos soportes; no solo para auditarlos sino también para acceder, copiar, extraer y / o cualquier otra acción que se requiera sobre los mismos (porque son de propiedad de la empresa). Sin los instrumentos legales correspondientes, esto no se puede hacer de forma válida y el empleador pierde importantes herramientas para su defensa ante eventuales litigios comerciales, laborales, civiles y / o administrativos.
Por último, un caso que pasa con cada vez más frecuencia es la falta de devolución de estas herramientas por trabajadores que terminan su relación laboral. Esto también debe estar aclarado en las políticas de la empresa en donde no se deje lugar a dudas respecto a la titularidad de estos aparatos y las consecuencias de la falta de entrega. Es importante destacar también que la acción que el empleador tiene para la restitución de estos dispositivos es civil y cualquier reclamo que el trabajador tenga contra la empresa es laboral; esto quiere decir que si no media un acuerdo con los requisitos de ley, no puede sustituirse una obligación (restitución) con la otra (indemnización).
Además de las reglas claras en las políticas de la empresa, en base a nuestra experiencia recomendamos las siguientes acciones: software de bloqueo remoto y no dar herramientas hasta desarrollar confianza en el trabajador. El primer punto se refiere a contar con programas instalados en los dispositivos que los trabajadores no puedan desinstalar que le permitan al responsable de sistemas bloquear el aparato en forma remota para que no pueda ser utilizado; si se cuenta con dicha tecnología, se reduce mucho la tentación de cualquier colaborador de quedarse con una herramienta inútil. Respecto a estos programas, recomendamos los que cuentan con un código maestro que luego permitan que el mismo responsable de sistemas desbloquee el aparato una vez recuperado, no como ocurre con el código IMEI de los celulares que cuando se denuncian, no sirven más.
Respecto a la segunda recomendación, está relacionada a no entregar a trabajadores nuevos ni bien entran equipos costosos (al menos no hasta pasar el período de prueba). Si bien legalmente las obligaciones no son compensables, algunos trabajadores cuando se encuentran ante la situación de no haber pasado el período de prueba y sin derecho a una indemnización, pretenden cobrarse con lo que tienen en su poder (sabiendo que la acción para que la empresa recupere su propiedad es larga y desgastante). En este sentido, suele ser más fácil recuperar las herramientas cuando hay algún ofrecimiento indemnizatorio que hacer (lo que nunca pasa en relaciones laborales registradas de menos de 3 meses).
Espero que esta guía sea de utilidad para empleadores y que puedan hacer un mejor uso y cuidado de las herramientas de trabajo que le dan a su personal, sobre todo pensando que cuando se desvincula una persona, los aparatos que utilizaba son necesarios para entregarlos a quien pueda ocupar dicho puesto. Como siempre, quedo a disposición para cualquier consulta adicional que pudieran necesitar.
Diego J. Nunes
Socio
Estudio Nunes & Asoc.
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Tel: 4331-1525