Guía práctica sobre cómo proceder ante Inspectores de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) u otras dependencias del Estado.
La presente es una serie de pasos a tener en cuenta para el caso de inspecciones que se realicen en las distintas empresas o domicilios fiscales de las personas físicas. La idea es evitar que algún empleado transmita datos inexactos a las autoridades y por ello se termine en un perjuicio fiscal y económico del responsable de la explotación. En todo momento es importante que los Inspectores hablen con una persona que realmente tenga los conocimientos específicos sobre lo que preguntan, por ejemplo si es una inspección de la AFIP no debe nunca contestar las preguntas la recepcionista o un cadete sino el contador de la empresa (o al menos un gerente o empleado administrativo que sepa cómo se lleva la contabilidad de la empresa y pueda responder acertadamente lo que los Inspectores quieran averiguar). Si bien el presente artículo fue ideado principalmente para manejar inspecciones contables sus principios son aplicables a todo tipo de requerimientos e inspecciones, tanto de funcionarios públicos como representantes sindicales.
La pertinencia en la persona que transmita las respuestas obedece a un doble propósito: además de evitar un perjuicio por una transmisión de información errada por parte de alguien que no está capacitado para ello y / o no posee los conocimientos de funcionamiento interno de la empresa para hacerlo, también se trata de una cuestión de economizar el tiempo también de los Inspectores. No tiene sentido que tengan que preguntar a varias personas lo mismo (porque en todo momento la respuesta de las personas que no están interiorizadas con el conocimiento específico objeto de la Inspección debiera ser «no sé»).
A continuación nuestra sugerencia de pasos a seguir, seguramente deberá ser adaptada a la realidad de cada empresa pero sirve como guía general:
1. Los Inspectores deberán ser recibidos en la recepción por la recepcionista, la misma debe chequear que la persona física o jurídica a investigar efectivamente pertenece a la empresa o grupo, intentar averiguar exactamente a qué se debe la inspección y qué es lo que quieren analizar. Los Inspectores pueden negarse a develar esa información hasta que alguien se presente como representante de la empresa. ¡Bajo ningún punto de vista debe presentarse la recepcionista como representante de la empresa!
2. La recepcionista deberá hacerlos esperar en la recepción hasta que el Presidente, el Gerente General y / o el Gerente Financiero hayan sido informados de la visita y su propósito (si el mismo hubiese sido develado). En dicho momento quién haya sido anoticiado de este suceso debe estar en condiciones de solucionar el problema o, en caso de no estarlo, indicarle a la recepcionista quién es la persona idónea para manejar este tema. Aquí prevalece el principio de «si no sabe, no se meta» porque alguien con buena voluntad y poco conocimiento, por tratar de solucionar rápido un tema puede perjudicar a la empresa; es preferible que esperen los Inspectores un rato más y los atienda la persona idónea.
3. Sea quien fuere el que deba ocuparse de dar a los Inspectores la información, la recepcionista también deberá contactarse en el momento con el Gerente General o con el Gerente Financiero para recibir asistencia. Probablemente ellos tengan que preparar ciertos papeles o pedirlos al Contador y / o consultar al Asesor Legal. Además es importante que estén al tanto de la presencia de los Inspectores en la empresa.
4. El Gerente General o el Gerente Financiero deberán inmediatamente:
a. Confirmar a la recepcionista la instrucción para que solicite a los funcionarios que esperen hasta que el Presidente, el Gerente General, el Responsable Financiero, el Asesor Legal o el Contador de la empresa hayan arribado.
b. comunicarse con el Asesor Legal y el Contador para confirmar el curso de acción que piensa tomar. Es importante que como regla general se consulte a ambos para conciliar las opiniones profesionales de los dos.
c. Dirigirse a la recepción, presentarse como el representante de la compañía que está a disposición en el momento y solicitar a los funcionarios que aguarden hasta la llegada del Asesor Legal y / o Contador si fuera necesario.
5. Durante la espera, puede ser de utilidad organizar detalles prácticos para preparar la reunión (disponer de una sala de conferencias, reunir al equipo que deba participar de la reunión, conseguir todos los papeles necesarios, etc.)
6. Una vez que haya arribado el Asesor Legal, el Contador, el Presidente, el Gerente General y / o el Gerente Financiero (según sea necesario) ya asesorados por los profesionales correspondientes, deberán seguir sus instrucciones.
7. Si el Asesor Legal se encontrase demorado o no pudiese presentarse en el plazo de una hora, el representante de la empresa iniciará la reunión con los funcionarios en una sala de conferencias vacía. Salvo que el Asesor Legal haya indicado que no es necesario, los representantes presentes en la reunión deberán estar en constante contacto con el mismo vía teléfono móvil. Esto no podrá bajo ningún concepto ser considerado ilícito por ser parte del ejercicio del derecho a la legítima defensa y la garantía de no declarar en contra de uno mismo para el caso de las personas físicas.
8. Al arribo del asesor legal, o de acuerdo con sus instrucciones, se deberá comprobar la identidad de los funcionarios, pidiéndoles sus tarjetas de identificación, y otros documentos que acrediten que son parte del personal del organismo al que dicen representar.
9. Luego de la identificación, los funcionarios deberán presentar o una autorización escrita indicando su legítima competencia para llevar a cabo la investigación, o una resolución formal del organismo al que representan para el mismo fin. La autorización deberá declarar el asunto y propósito de la investigación.
Instrucciones adicionales deberán ser indicadas en el lugar o vía teléfono móvil por el Asesor Legal o el Contador dependiendo de cada caso. La presente guía de procedimientos será efectiva solamente en la medida de que la empresa pueda conseguir en tiempo y forma una persona idónea para informar lo requerido y la documentación respaldatoria de la misma.
Dr. Diego Javier Nunes
Abogado
Estudio Nunes & Asociados
[…] por parte del GCBA (sobre manejo de inspecciones en general, recomendamos leer el siguiente artículo). Esta entrega es parte de una acción coordinada para poner en conocimiento del empresariado local […]