A lo largo de los últimos años, las entidades públicas se encuentran materializando una serie de resoluciones tendientes a que toda la información laboral sea de fácil acceso, clara y usada como herramienta contra el fraude laboral. Ante la creciente difusión de sistemas de recibos de sueldo y legajos electrónicos, nos parece oportuno generar una nota que recuerde y actualice el estado normativo de estos sistemas en el derecho laboral argentino.
A través de la Resolución N° 346/2019, la cual deroga a la Resolución N° 1455/2011, el Ministerio de Producción y Trabajo faculta a las empresas a emitir recibos de sueldo en formato papel o digital, sin la necesidad de requerir autorización previa a la autoridad de contralor al optar por la forma digital.
El artículo 2 de dicha resolución establece que, indistintamente del formato en que se emitan, se deberá cumplir con los requisitos exigidos por los artículos 138, 139 y 140 de la Ley de Contrato de Trabajo N° 20.744, T.O. 1976 y sus modificaciones, esto es doble ejemplar y detalles del contenido, así como de corresponder, por las disposiciones de la Ley N° 25.506 (Ley de firma Digital) y sus modificatorias. O sea, mediante el reenvío normativo a la Ley de Firma digital, la resolución nos impone a los empleadores que queramos usar este medio en forma plenamente segura a cumplir con sus prerrogativas y requisitos de seguridad informática, trazabilidad e inalterabilidad de contenido. Adelantamos al lector que la firma electrónica, no cumple en su totalidad el requisito normativo de la Ley de Contrato de Trabajo. Para ampliar sobre el alcance de la Ley de Firma Digital, pueden ingresar a nuestra nota al respecto.
Con el dictado de esta Resolución, ahora es posible implementar la firma digital en los recibos de sueldos sin la necesidad de realizar burocráticos registros en el sistema del Ministerio del Trabajo. Sin dudas, esto contribuye a la simplificación del trámite de liquidación de recibos electrónicos o digitales y a la modernización de la gestión laboral.
Certificados de Firma Digital: Un Paso Crucial
Como refiriéramos anteriormente, a efectos de su uso adecuado, el primer paso es obtener certificados de firma digital tanto para el empleador como para el empleado. La obtención de la firma digital es un trámite personal e indelegable que determina que, a través de su uso, la misma será equivalente a la firma ológrafa del firmante. En este link se puede obtener información sobre como tramitar la firma digital ante los entes nacionales; más allá de la posibilidad de hacerlo con empresas privadas habilitadas. Debe recordar el lector que el uso de esta modalidad de firma puede ser más amplio que el estrictamente laboral.
Ahora bien, dadas las limitaciones normativas y que la misma sostiene la diferenciación entre firma electrónica y digital, si bien el uso de sistemas de recibos o legajos electrónicos puede resultar beneficioso en la gestión del día a día, no existen a la fecha fallos judiciales que permitan asegurar que el uso de los mismos pueda equipararse al legajo físico con firmas ológrafas. Como en diversos aspectos de la vida, la digitalización de legajos irá ganando adeptos y usuarios. Todavía la normativa no es lo suficientemente abierta y flexible para cumplir con los requisitos legales que la empresa puede necesitar contemplar ante un procedimiento judicial. A cada cliente que nos consulta, la primera pregunta que le solicitamos extienda al proveedor es si el sistema de legajos y recibos ofrecido propone un esquema de firma electrónica o digital, por las cuestiones legales analizadas en estas líneas.
Por supuesto que, ante la deslocalización y descentralización de puestos de trabajo y empresas, la necesidad de un legajo electrónico se impone. De allí que, para su uso en un todo de acuerdo a la normativa, deberán trabajadores y empleadores tramitar sus certificados de firma digital a efectos de dotarlos de plena validez y eficiencia jurídica. De no utilizarse el mismo, cualquier prueba que sea necesaria producir en un expediente judicial al respecto, implicará un indicio de prueba y que deberá complementarse por otros medios. Aclaro al lector que si la intención es el uso únicamente del recibo electrónico (no de legajo completo), de verificarse un conflicto y haberse abonado salarios íntegramente por transferencia bancaria, entre el indicio del pago complementado por el del recibo electrónico, la empresa contará con una cobertura de contingencia adecuada. SI en cambio, se quiere llevar todo el legajo completo, tal como denuncias de domicilio, certificados médicos, constancias de firmas de reglamentos y otras notificaciones, la contingencia y cobertura podría no ser la adecuada a las necesidades de la empresa en caso de un proceso judicial.
En las presentes líneas estaremos actualizando las nuevas disposiciones o modificaciones que haya y como siempre, invitamos a los lectores a que consulten con sus asesores de confianza sobre el uso de estos sistemas de recibos y legajos electrónicos.
El texto completo de la Resolución N° 346/2019 del Ministerio de Producción y Trabajo se encuentra a disposición en: https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/320000-324999/323256/norma.htm